สรุปบทที่ 1

บทที่ 1

บทบาทการใช้คอมพิวเตอร์ในการจัดการธุรกิจ

ความหมายและขอบเขตการจัดการธุรกิจ

       การบริการจัดการเป็นเทคนิคการทำงาน เป็นกระบวนการของวางแผนการจัดการ การกระตุ้น การควบคุมให้บรรลุจุดมุ่งหมายร่วมกัน โดยใช้ทรัพยากรบุคคล และ อื่นๆ

วัตถุประสงค์ขององค์กรทรัพยากร

1. คน (Man) เป็นทรัพยากรแรกที่ก่อให้เกิดการดำเนินงานภายในธุรกิจ ซึ่งนับรวมทั้ง ฝ่ายบริหาร

                   และฝ่ายปฎิบัติการ

2. เงินทุน (Money or Capital) คือสินทรัพย์ที่จะนำมาใช้ในการดำเนินธุรกิจ อาจจะอยู่ในรูปของ

                    เงินสดหรือสินทรัพย์อื่น ๆ ก็ได้

3. วัตถุดิบหรืออุปกรณ์ (Material) คืออาจจะเป็นรูปของวัตถุดิบถ้าธุรกิจนั้นเป็นธุรกิจการผลิต

                    เช่น เครื่องจักรกล วัสดุ อะไหล่ต่าง ๆ หรืออาจใช้ในการดำเนินงานให้ประสบผลสำเร็จได้

4. ข้อมูล (Information) คือ สถิติ ข่าวสาร และข้อมูล ต่างๆ ทั้งหมดภายในและภายนอกองค์การที่สนับสนุน

ระดับผู้บริหารในองค์กร ( Manager Level ) แบ่งได้ 3 ระดับ ดังนี้
1.       ผู้บริหารระดับสูง (Top Manager) ดูแลกำหนดทิศทางขององค์กร ด้านวิสัยทัศน์ นโยบาย เป็นการวางแผนในระยะยาว จะใช้การตัดสินใจในระดับกลยุทธ์ (Strategic planning ) 
2.       ผู้บริหารระดับกลาง ( Middle Manager ) รับนโยบายจากผู้บริหารระดับสูงมาวางแผน เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ จะใช้การตัดสินใจในระดับยุทธวิธี (Practical planning ) 
3.       ผู้บริหารระดับปฏิบัติการ (Operational Manager) รับผิดชอบดูแลควบคุมด้านการปฏิบัติงานรายวัน โดยรับแผนปฏิบัติมาจากผู้บริหารระดับกลาง จะใช้การตัดสินใจระดับปฏิบัติการ (Operational planning )  

ประเภทของผู้บริหารแบ่งตามหน้าที่งาน

1. ผู้บริหารการผลิต
2. ผู้บริหารการตลาด
3. ผู้บริหารการเงิน
4. ผู้บริหารทรัพยกรบุคคล
5. ผู็บริหารทั่วไป

วิวัฒนาการของการใช้คอมพิวเตอร์ในงานธุรกิจ

                เทคโนโลยีด้านคอมพิวเตอร์ มีวิวัฒนาการมาเป็นระยะๆทั้งนี้เป็นผลมาจากการคิดค้นและปรับปรุงเทคโนโลยีที่มีอยู่ให้ทำงานดีขึ้น ดั้งนั้นการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในงานธุรกิจย่อมจะต้องขึ้นกับวามก้าวหน้าของเทคโนโลยีที่มีอยู่ในขณะนั้น ซึ่งพัฒนาการการใช้คอมพิวเตอร์ในงานธุรกิจในที่นี้จำแนกตามแนวคิดของสคูลทิลและซัมเมอร์ ซึ่งแบ่งได้เป็น 3 ยุค ดังนี้

1.) ยุคประมวลผลข้อมูลหรือยุคดีพี (Data Processing Era : DP Era)สามารถสรุปได้เป็น 6 ประเด็นหลักๆ ได้ดังนี้

1.1) ลักษณะการใช้งานทั่วไป เป็นการนำคอมพิวเตอร์มาช่วยงานด้านการประมวลผลข้อมูลหรือที่เรียกว่า ระบบประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง เป็นการใช้คอมพิวเตอร์ในการประมวลผลรายการธุรกิจที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน เป็นการใช้คอมพิวเตอร์ในการเก็บรวบรวมข้อมูล ที่เกิดขึ้นในแต่ละวันเป็นจำนวนมากๆ

1.2) จุดมุ่งหมายของการใช้คอมพิวเตอร์ในยุคประมวลผลข้อมูลเพื่อช่วยลดต้นทุนและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน ทั้งนี้เนื่องจากคุณสมบัติการประมวลผลที่ถูกต้อง แม่นยำ และรวดเร็วของคอมพิวเตอร์

1.3) รูปแบบของการประมวลผลข้อมูล ในระยะแรกมักจะทำงานแบบแบตซ์ แต่ในระยะต่อมามีแบบการทำงานแบบออนไลน์มากขึ้น โดยการประมวลผลแบบแบตซ์นั้นจะมีการรวบรวมข้อมูลจำนวนหนึ่งเพื่อรอประมวลผลในเวลาเดียวกัน ซึ่งต่างกับแบบออนไลน์ที่เมื่อมีข้อมูลเข้ามาจะถูกส่งเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อทำการประมวลผลทันที

1.4) เทคโนโลยีในยุคประมวลผลข้อมูล คอมพิวเตอร์ที่นิยมใช้ในยุคประมวลผลข้อมูลมักจะเป็นเมนเฟรมคอมพิวเตอร์ ซึ่งหน่วยงานขนาดใหญ่โดยส่วนใหญ่จะใช้เมนเฟรมคอมพิวเตอร์เป็นหลักในการทำงาน นอกจากนั้นก็มี มินิคอมพิวเตอร์ซึ่งนิยมใช้กับองค์กรธุรกิจขนาดกลางและขนาดเล็ก

1.5) การบริหารจัดการงานคอมพิวเตอร์ องค์กรธุรกิจที่ใช้คอมพิวเตอร์ยุคประมวลผลข้อมูลเป็นลักษณะแบบรวมอำนาจ สำหรับองค์การขนาดใหญ่มักจะมีการจัดตั้งศูนย์คอมพิวเตอร์ หรืออาจจะเป็นฝ่ายคอมพิวเตอร์สำหรับองค์กรขนาดเล็กลงมา

1.6) การพัฒนาซอฟต์แวร์และระบบสารสนเทศในยุคประมวลผลข้อมูลซอฟต์แวร์สำเร็จเพื่อนำไปใช้งานมีน้อยมากจึงต้องพัฒนาขึ้นเองโดยเป็นหน้าที่ของศุนย์คอมพิวเตอร์ ซึ่งจะมีบุคลากรที่มีความรู้ ความชำนาญในภาษาคอมพิวเตอร์และการพัฒนาระบบงาน

2.) ยุคเทคโนโลยีสารสนเทศหรือยุคไอที

                1.) ลักษณะการใช้งานทั่วไป จากการที่มีคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลเกิดขึ้น ทำให้การใช้คอมพิวเตอร์แพร่หลายในวงกว้าง            

                2.) การประยุกต์ในงานด้านอื่นๆ ในปัจจุบันมีการประยุกต์คอมพิวเตอร์ในงานธุรกิจในด้านอื่นๆ ที่ไม่ใช่งานประมวลผลข้อมูลหรืองานที่เกี่ยวกับตัวเลขเท่านั้นได้แก่

                3.) ระบบสารสนเทศในธุรกิจ มีการใช้คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือที่สำคัญในการจัดทำระบบสารสนเทศภายในหน่วยงาน ทั้งนี้เนื่องจากความสามารถในการประมวลผลที่ถูกต้องมีความแม่นยำสูง ซึ่งจะเป็นการใช้คอมพิวเตอร์ในการช่วยจัดการรายการค้าและข้อมูลที่เกิดจาดธุรกรรมต่างๆ

                4.) โปรแกรมสำเร็จรูป ในยุคนี้โปรแกรมสำเร็จรูปมากมายซึ่งมีการใช้งานอย่างแพร่หลายทั่วไป โดยที่ผู้ใช้ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมเหล่านั้น ไม่จำเป็นต้องมีความรู้ความชำนาญ ผู้ใช้สามารถหาซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อมาใช้งานได้ในทันที

                5.) การบริหารจัดการคอมพิวเตอร์ หน่วยงานย่อยในธุรกิจมักมีเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลไว้ใช้งานภายในหน่วยงาน จะเป็นทั้งผู้ดูแลข้อมูลและอุปกรณ์ภายในงานของตน ซึ่งวิธีนี้จะทำให้เกิดความคล่องตัวในการทำงานมากขึ้น

ลักษณะการใช้งานคอมพิวเตอร์ในธุรกิจ

                ถึงแม้ว่าแต่ละธุรกิจจะมีการแบ่งโครงสร้างขององค์กรที่แตกต่างกัน แต่การใช้งานคอมพิวเตอร์ก็ยังมีความคล้ายคลึงกันซึ่งสามารถจำแนกได้เป็น 3 ลักษณะดังนี้

1.) การใช้คอมพิวเตอร์ในภารกิจหลักของธุรกิจ

                          การใช้งานลักษณะนี้เป็นการใช้ทำงานระดับองค์กรในงานหลักของธุรกิจโดยการประยุกต์กับงานด้านต่างๆภายในองค์กร ได้แก่ งานการขายและการตลาด งานเงินและการบัญชี งานการผลิต และงานบริหารทรัพยากรบุคคล เป็นต้น

2.) การใช้คอมพิวเตอร์ในการทำงานร่วมกัน

                การติดต่อสื่อสาร ซึ่งจะเป็นการถ่ายทอดข้อมูลและข่าวสารไปสู่สมาชิกในกลุ่ม

1.)        การปฏิสัมพันธ์ เป็นการติดต่อสื่อสารกลับไปกลับมาระหว่างเพื่อนร่วมงานหรือสมาชิกในกลุ่มคณะทำงาน

2.)        การตัดสินใจและการแก้ปัญหา จะเป็นการระดมความคิดของสมาชิกในกลุ่มเพื่อช่วยกันตัดสินใจหรือแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นในธุรกิจ

3.) การใช้คอมพิวเตอร์ในการทำงานส่วนบุคคล

                เป็นการนำคอมพิวเตอร์มาช่วยการทำงานของบุคลากรแต่ละคนในองค์กร เช่น

1.)        งานด้านการพิมพ์และจัดทำเอกสาร

2.)        งานด้านการจัดทำจดหมาย

3.)        งานด้านการคำนวณ

นอกจากที่กล่าวมามีงานอีกจำนวนมากที่สามารถประยุกต์คอมพิวเตอร์ เพื่อช่วยผู้ใช้ในด้านอื่นๆ ทั้งนี้ขึ้นกับความจำเป็นและความสามารถในการประยุกต์ของแต่ละคน

การใช้สารสนเทศในระดับกลยุทธ์

                สารสนเทศที่ใช้ในระดับกลยุทธ์เพื่อตอบสนองผู้บริหารระดับสูง มักเป็นสารสนเทศทั้งทางตรงและทางอ้อม ได้แก่ สารสนเทศเกี่ยวกับการลงทุน  การเพิ่มสัดส่วนตลาดเพื่อให้มีกำรากขึ้นสารสนเทศระดับกลยุทธ์มักเป็นสารสนเทศที่ช่วยผู้บริหารใช้ในการวางแผนระยะยาวซึ่งจะมีผลต่อการปฏิบัติงานในระดับกลาง และระดับล่างต่อไป

                1.) คุณลักษณะของสารสนเทศเพื่อการวางแผลกลยุทธ์

                                ผู้ใช้สารสนเทศในระดับกลยุทธ์ มักจะเป็นผู้บริหารระดับสูงมีหน้าที่รับผิดชอบต่อองค์กรในภาพรวมทั้งภายในและภายนอก ดังนั้นระดับกลยุทธ์มีคุณลักษณะ 5 ประการต่อไปนี้

1.)        เป็นสารสนเทศที่มาจากทั้งภายในและภายนอกองค์กร

2.)        เป็นข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้าง

3.)        เป็นสารสนเทศที่ใช้ในการพยากรณ์หรือประมาณการ

4.)        เป็นสารสนเทศที่จัดทำในรูปเชิงสรุป

5.)        เป็นข้อมูลที่ทันสมัยและทันต่อเหตุการณ์

2.) แหล่งที่มาของสารสนเทศเพื่อการวางงแผลกลยุทธ์

                1.) สื่อสารมวลชน

                2.) การสำรวจหรือการวิจัยต่างๆ

                3.) สมาคมหรือสถาบันต่างๆ

                4.) การพูดคุยหรือพบปะสังสรรค์

                5.) ห้องสมุดหรือศูนย์บริการข้อมูล

                6.) การใช้บริการฐานข้อมูลเชิงพาณิช

                7.) อินเทอร์เน็ต

3.) การรวบรวมและจัดเก็บสารสนเทศเพื่อการวางแผนกลยุทธ์

                สำหรับการรวบรวมและจัดเก็บสารสนเทศในระดับกลยุทธ์มีได้ดังนี้

1.)        การบันทึกเทป

2.)        การทำกฤตภาค

3.)        การจัดทำเป็นดัชนี

4.) ตัวอย่างการสารสนเทศเพื่อการวางแผลกลยุทธ์

                                1.) กลยุทธ์ทางการเงิน เพื่อจัดทำแผนซึ่งจะใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงานขององค์กรทั้งนี้เพื่อให้องค์สามารถจัดหาเงินทุนจากแหล่งต่างๆ ในต้นทุนที่ต่ำให้เพียงพอ

                                2.) การพยากรณ์ทางการเงินในระยะยาว เช่น ข้อมูลที่เกี่ยวกับการลงทุน ควรจะจัดหาทุนจากแหล่งใด จำนวนใด ข้อมูลต้นทุนของเงินที่จัดหามา ข้อมูลความเสี่ยงทางการเงินและควบคุมทุนในการลงทุน

                                3.) กลยุทธ์ทางการตลาด จุดมุ่งหมายก็เพื่อกำหนดแผนงานและนโยบายด้านการตลาดของกิจการ

5.) กลยุทธ์ทางการผลิต

ต้องคำนึงถึงแผนการลงทุนระยะยาวเกี่ยวกับการผลิต ได้แก่ การเลือกที่ตั้งโรงงานผลิต ความพร้อมและความสะดวกด้านสาธารณูปโภค ค่าใช้จ่ายในการก่อสร้างโรงงานแห่งใหม่ การเลือกสินค้าที่ผลิต เป็นต้น

6.) กลยุทธ์ทางทรัพยากรบุคคล

                                เป็นการจัดทำและรวบรวมสารสนเทศ เพื่อให้องค์กรมีบุคลากรที่มีคุณภาพมาทำงานในองค์กรในอนาคต ประกอบด้วยนโยบายการจ้างพนักงาน นโยบายเกี่ยวกับอัตราจ้างและค่าแรง นโยบายผลตอบแทนและสวัสดิการ เป็นต้น

การใช้สารสนเทศในระดับยุทธวิธี

                สารสนเทศในระดับยุทธวิธีประกอบด้วย 3 ประเด็น คือ

                1.) คุณลักษณะของสารสนเทศเพื่อการวางแผนยุทธวิธี แบ่งออกเป็น 4 ประการ ดังนี้

1.)        คุณลักษณะของสารสนเทศเพื่อการวางแผนยุทธวิธีเป็นสารสนเทศที่จัดทำขึ้นเพื่อผู้บริหารระดับกลาง

2.)        สารสนเทศภายในจะเกิดจากข้อมูลระดับปฏิบัติการที่จัดทำ

3.)        เป็นลักษณะเปรียบเทียบเพื่อใช้ในการสนับสนุนผู้บริหาร

4.)        เป็นสารสนเทศที่มาจากทั้งภายในและภายนอกองค์กร

2.) แห่งที่มาและการจัดเก็บสารสนเทศเพื่อการวางแผนยุทธวิธี

1.             สารสนเทศทั้งภายในและภายนอกองค์กร สำหรับข้อมูลจากภายนอกองค์กรจะมีรายละเอียดเช่นเดียวกับสารสนเทศเพื่อการวางแผลกลยุทธ์ ส่วนข้อมูลภายในองค์กรมักมาจากข้อมูลในระดับปฏิบัติการ

2.             ข้อมูลด้านบุคลากร ได้แก่ ข้อมูลเกี่ยวกับประวัติของบุคลากร ประวัติการทำงาน การศึกษา อายุ อัตราค่าจ้าง เงินเดือน เป็นต้น

การใช้สารสนเทศในระดับปฏิบัติการ

                การใช้สารสนเทศในระบบปฏิบัติการนั้น มีวัตถุประสงค์ในการใช้สารสนเทศในการปฏิบัติงานระดับล่างโดยแบ่งเป็นประเด็นต่อไปนี้

                1.) คุณลักษณะของสารสนเทศสำหรับแผนปฏิบัติการ

                                จุดประสงค์ของการจัดทำแผนปฏิบัติการเพื่อเป็นการนำแผนยุทธวิธีมาขยายขั้นตอนและรายละเอียดเพื่อให้บรรลุเป้าหมายแผนยุทธวิธี ผู้ที่จัดทำแผนปฏิบัติการคือผู้บริหารระดับล่าง ได้แก่ หัวหน้างาน หัวหน้าแผนก

                2.) แหล่งที่มาของสารสนเทศสำหรับแผนปฏิบัติการ

 สำหรับแหล่งที่มาของสารสนเทศสำหรับแผนปฏิบัติการจะมาจากภายในองค์กรในระดับปฏิบัติที่เกิดขึ้นจากการดำเนินธุรกิจโดยการเก็บรวบรวมรายการค้าที่เกิดขึ้นประจำวันของธุรกิจ

               3.) การเก็บรวบรวมข้อมูล

การเก็บรวบรวมจะเป็นการเก็บรวบรวมในรูปของการใช้คอมพิวเตอร์จัดเก็บข้อมูล ซึ่งอาจจะเป็นแฟ้มข้อมูลหรือฐานข้อมูล เพื่อใช้ในการปฏิบัติงาน

               4.) ตัวอย่างการใช้สารสนเทศในการวางแผนปฏิบัติการ

1.             สำหรับงานขายและการตลาด

2.             สำหรับงานบัญชีและการเงิน

3.             สำหรับงานผลิต

การใช้คอมพิวเตอร์กับการปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินธุรกิจ

                คอมพิวเตอร์สามารถช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานในองค์กรธุรกิจเพื่อผลประโยชน์ทางการสร้างความได้เปรียบทางธุรกิจได้ 3 ลักษณะ

                1.) คอมพิวเตอร์กับการปรับปรุงประสิทธิผลของงานและการลดต้นทุนในการดำเนินงาน

                2.)การใช้คอมพิวเตอร์กับการปรับปรุงคุณภาพและลักษณะของสินค้าและบริการ

                3.) คอมพิวเตอร์กับการปรับปรุงกระบวนการดำเนินงานและสภาพแวดล้อมในการทำงาน